Basis aus dem digitalen Onboarding
Neue Mitarbeitende werden direkt zur digitalen Stammdaten-Erfassung eingeladen. Die erfassten Daten und Dokumente übernimmt cuvalu selbständig in die Personalakte.
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Modul 02 · Lösungen für Unternehmen
Personalakte. Digital. Sicher.
Schluss mit der Suche nach Arbeitszeugnis, Gehaltsnachweis oder Zertifikat. cuvalu speichert alle Personal-Dokumente und Stammdaten zentral an einer Stelle – sicher, strukturiert und mit wenigen Klicks abrufbar. Ein modernes Berechtigungs-Management lässt nur autorisierte Personen zugreifen. Und die EPA-Pflicht ab 2027 erfüllen Sie sofort.
Revisionssicher gespeichert
Bereit für die EPA-Pflicht 2027
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2027
Schritt für Schritt
In sechs Schritten zur vollständigen Personalakte.
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Onboarding
01 / 06
Neue Mitarbeitende werden gleich zu Beginn des Onboardings automatisch per E-Mail zur digitalen Stammdaten-Erfassung eingeladen.
Hier wird bereits eine Vielzahl persönlicher Daten und Dokumente erfasst, die cuvalu anschließend – direkt und selbständig – in die „Digitale Personalakte" überträgt.
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2
Alle Dokumente revisionssicher gespeichert
Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Bescheinigungen – alle Unterlagen aus dem Arbeitsverhältnis werden automatisch zentral, strukturiert und revisionssicher abgelegt.
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Ablage
02 / 06
Angepasste Arbeitsverträge, monatliche Lohnabrechnungen, Standard-Bescheinigungen – alle relevanten Unterlagen aus einem Arbeitsverhältnis werden automatisch in der „Digitalen Personalakte" abgelegt.
Dort sind sie jederzeit und überall mit wenigen Klicks einsehbar und herunterladbar – zentral an einer Stelle, revisionssicher und durch ein modernes Berechtigungs-Management geschützt. Strukturierte Ordner und einheitliche Prozesse erleichtern Übersicht und Handling. Langes Suchen war gestern.
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3
Mitarbeitende aktualisieren selbst
Beschäftigte passen ausgewählte Stammdaten jederzeit eigenständig an – ohne Rückfragen an HR. So bleibt die Akte durchgehend aktuell und fehlerfrei.
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Selbstpflege
03 / 06
Lebensumstände und damit wichtige Daten ändern sich heute schneller denn je – und jede Aktualisierung kostet Ihre Verwaltung Zeit und Nerven.
Mit cuvalu passen Beschäftigte ihre persönlichen Stammdaten jederzeit eigenständig an – ohne Rückfragen an HR oder die Benachrichtigung Ihrer Steuerkanzlei. So bleibt die „Digitale Personalakte" durchgehend aktuell und fehlerfrei – egal ob Umzug, neuer Doppelname oder Wechsel der Bankverbindung.
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4
Lohnabrechnung automatisch hinterlegt
Nach jedem Monatsabschluss erstellt cuvalu den Lohnzettel als PDF direkt in der Personalakte – vollautomatisch, sicher und sofort abrufbar.
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Lohnzettel
04 / 06
Sobald die monatliche Lohnabrechnung über die Steuerkanzlei abgeschlossen ist, erstellt cuvalu ein persönliches PDF des Lohnzettels in der „Digitalen Personalakte" des Mitarbeitenden.
Die Unterschiede zum herkömmlichen Versand per Post oder dem manuellen Hochladen jeder Abrechnung sind gravierend: Was Ihre Kanzlei oder Personalverwaltung sonst Tage kostet, erledigt cuvalu in einem Augenblick – vollautomatisch, absolut sicher und sofort abrufbar. Sie sparen ein Vermögen an Zeit, Geld und Arbeit.
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5
Nahtlos mit anderen Prozessen verknüpft
Daten und Dokumente fließen je nach Bedarf in weitere Prozesse – von der Zeiterfassung über den Monatsabschluss bis zur Urlaubs- oder Prämienberechnung. Keine Doppelpflege mehr.
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Verknüpfung
05 / 06
Relevante Daten und Dokumente aus der „Digitalen Personalakte" fließen je nach Bedarf auch in andere Personal- und Lohnprozesse ein – von der Zeiterfassung über den Monatsabschluss bis zur Urlaubs- oder Prämienberechnung.
Das heißt für Sie: keine Doppelpflege von Daten mehr, keine lästigen Übertragungsfehler. Personalverwaltung, Lohnbuchhaltung und Steuerberatung* arbeiten automatisch mit denselben Daten.
*sofern auch Ihre Steuerkanzlei – wie von uns empfohlen und unterstützt – mit cuvalu arbeitet.
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6
DSGVO übererfüllt – endlich Entspannung
cuvalu verschlüsselt alle Dokumente und speichert sie gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen auf zertifizierten Servern in Deutschland. Zugriff nur für autorisierte Personen.
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Datenschutz
06 / 06
Fragezeichen beim Datenschutz gehören mit cuvalu der Vergangenheit an. Das System verschlüsselt alle Dokumente zuverlässig und speichert sie gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsrichtlinien auf zertifizierten Servern in Deutschland.
Unser rollenbasiertes Berechtigungskonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die sensiblen Datensätze haben. cuvalu übertrifft sogar die Anforderungen der DSGVO und bietet Ihnen perfekte Übersicht und Sicherheit zugleich.
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cuvalu ist modular aufgebaut — jeder Baustein greift in den nächsten. Wählen Sie selbst, worüber Sie sich jetzt einlesen möchten.
Stimmen aus Unternehmen
Was Unternehmen über unsere digitale Personalakte sagen.
In meiner Arbeit sehe ich immer wieder, wie schnell aus einer fehlenden Unterschrift oder einem unauffindbaren Dokument ein teurer Rechtsstreit wird. Die digitale Personalakte von cuvalu nimmt Unternehmen genau diese Sorge — revisionssicher, DSGVO-konform und mit klaren Zugriffsrechten. Dass wir gemeinsam zusätzlich eine KI entwickelt haben, die Arbeitsverträge auf Schwachstellen prüft, war für mich die logische Fortsetzung: Recht soll schützen, bevor etwas passiert.
Philipp Steinbacher
Steinbacher Rechtsanwälte PartGmbB
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Lohnzettel automatisch
Nach jedem Abschluss direkt in der Akte — kein Postversand, kein Hand-Upload.
0 Hand-Upload -
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Verschlüsselt auf zertifizierten Servern in Deutschland — DSGVO übererfüllt.
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